171 – Como Reaproveitar um Cronograma Usado do Primavera P6

Quando você precisa começar um novo projeto, usar um cronograma já existente pode ser uma ótima ideia, pois economiza tempo e esforço. No entanto, é crucial limpar todas as informações do projeto anterior para que o novo começo seja realmente do zero. Para fazer isso no Primavera P6, é necessário seguir alguns passos importantes e cuidadosos.

Aqui, vamos organizar e simplificar um guia de 13 pontos para você reaproveitar um cronograma, transformando um projeto concluído em um modelo limpo e pronto para ser usado novamente.

1. O óbvio: Você já tem uma cópia em branco?

Antes de começar a limpar o cronograma atual, a primeira coisa a verificar é se já existe uma cópia do projeto em branco, chamada baseline (linha de base). Muitas vezes, um bom planejador já cria essa cópia sem dados de avanço ou progresso, para ser usada como modelo.

O que fazer:

• Verifique se há uma baseline salva no projeto.
• Se encontrar uma, restaure-a e use-a como ponto de partida. Isso evita a necessidade de realizar todos os passos de limpeza.

2. Fazendo uma cópia do projeto

Se você não tem uma baseline para restaurar, o próximo passo é criar uma cópia do projeto. O Primavera P6 permite que você selecione quais informações do projeto original quer levar para a nova cópia.

O que fazer:

• Copie o projeto atual e cole-o em uma nova área.
• Ao colar, o programa perguntará quais dados você deseja incluir.
• Desmarque as caixas de seleção para informações como riscos, relatórios, documentos e anotações (notes) para não levá-las para a nova cópia.

Pontos de atenção: 

Ao copiar o projeto, certifique-se de que a opção de levar as atividades esteja marcada, caso contrário, você terá um projeto vazio. Dentro das atividades, desmarque as opções de anotações e despesas, mas mantenha os relacionamentos e recursos para não perder a estrutura do cronograma.

3. Ajustando as configurações do projeto

Mesmo com a cópia, você notará que os dados de avanço ainda estão lá. Para corrigir isso, é preciso ajustar algumas configurações que controlam como o Primavera P6 calcula o progresso.

O que fazer:

• Acesse as configurações do projeto e ative a opção “Reset Remaining Duration and Units to Original”.

4. Limpando a data de progresso (data date)

A data de progresso (data date) é a data em que o projeto foi "fotografado" para mostrar seu avanço. Para começar do zero, você precisa redefinir essa data para o início do projeto.

O que fazer:

• Vá para a janela de configurações e iguale a data de progresso (data date) à data de início do projeto. Isso fará com que o cronograma redefina todos os avanços para zero.

Pontos de atenção:

Certifique-se de que as horas também sejam copiadas corretamente, para que a data e a hora sejam exatamente iguais à do início do projeto.

5. Limpando as unidades de mão de obra (labor units)

Os avanços são registrados em unidades de esforço. Para zerar o projeto, é preciso transferir o valor das unidades já utilizadas (actual labor units) para as unidades remanescentes (remaining labor units) e, depois, zerar o valor inicial.

O que fazer:

• Use a funcionalidade Global Change (Mudança Global) para realizar a operação em todas as atividades de uma vez.
• Crie uma regra que diga: 'remaining labor units' = 'actual labor units' (unidades remanescentes = unidades realizadas).
• Em seguida, crie uma segunda regra que diga: 'actual labor units' = 0 (unidades realizadas = 0).

6. Limpando as unidades de mão de obra não-mão de obra (non-labor units)

Assim como a mão de obra, os recursos que não são pessoas também precisam ter seus avanços zerados. Esse processo é similar ao anterior, garantindo que o progresso de equipamentos e outros recursos seja limpo.

O que fazer:

• Crie uma nova Global Change para os recursos de mão de obra não-mão de obra (non-labor).
• Siga a mesma lógica: passe o valor de actual non-labor units para remaining non-labor units e, depois, zere o valor de actual non-labor units.

7. Limpando os custos de material (material costs)

Os custos de material também podem ter sido registrados como um tipo de progresso. Para garantir que tudo esteja limpo, é preciso zerá-los.

O que fazer:

• Crie uma nova Global Change para zerar os custos de material.
• Passe o valor de actual material cost para remaining material cost e, depois, zere o valor de actual material cost.

8. Verificando as despesas (expenses)

As despesas, que são custos não relacionados a recursos (resources), como impostos, taxas ou viagens, também precisam ser verificadas e zeradas.

O que fazer:

• Adicione a coluna de despesas (expense) no cronograma para verificar se há valores.
• Se houver, use a Global Change para zerar as despesas do projeto (project expense).

9. Lidando com valores residuais (Actuals)

Às vezes, mesmo após a Global Change, alguns valores de avanço podem permanecer nas atividades, principalmente se foram inseridos manualmente.

O que fazer:

• Identifique as atividades com valores residuais.
• Use a funcionalidade Fill Down (preencher para baixo) para zerar esses valores em todas as atividades de uma vez. Para isso, selecione a atividade a ser preenchida, coloque o valor 0 (zero) e use o Fill Down para aplicar nas demais.

10. Revertendo o status das atividades

Agora que todos os avanços estão zerados, você precisa reverter o status das atividades que estavam "em progresso" (in progress) ou "concluídas" (completed) para o status "não iniciada" (not started).

O que fazer:

• Use a Global Change para encontrar todas as atividades que não estejam com o status "não iniciada" (not started).
• Altere o status dessas atividades para "não iniciada".

11. Removendo restrições (constraints)

As restrições são limitações impostas a certas atividades, como "começar em uma data específica". Para reaproveitar um cronograma, é importante remover todas as restrições para que o novo cronograma seja flexível.

O que fazer:

• Adicione a coluna de restrições (constraints) e use a função Fill Down para remover todas as restrições, deixando o campo em branco.

12. Removendo datas de término esperadas (expected finish)

Alguns clientes ou empresas podem exigir que as datas de término das atividades sejam inseridas manualmente. Para um novo projeto, essas datas precisam ser limpas para que o programa recalcule as durações.

O que fazer:

• Adicione a coluna de datas de término esperadas (expected finish) ao seu cronograma.
• Use o Fill Down para remover todas as datas inseridas.

13. Agendando o projeto (scheduling)

Por fim, depois de todos os ajustes e limpezas, o último passo é recalcular todo o cronograma.

O que fazer:

• Acesse a funcionalidade de scheduling e execute o cálculo.
• Isso fará com que o Primavera P6 redefina as datas e durações de todas as atividades, transformando o projeto antigo em um modelo totalmente limpo e pronto para ser usado.

O público-alvo desta lição são estudantes e profissionais em formação que estão aprendendo a usar o Oracle Primavera P6 em um contexto de planejamento e gerenciamento de projetos.

Mais especificamente, são:

• Perfil: Alunos de cursos de engenharia, técnicos em planejamento, estagiários ou assistentes que estão começando a usar o software no ambiente profissional.

• Nível de Conhecimento: Iniciantes a intermediários. Eles entendem os conceitos básicos de cronograma (atividades, predecessoras, recursos), mas ainda não dominam as ferramentas avançadas e as melhores práticas para eficiência.

• Objetivo: Aprender a realizar uma tarefa prática e comum (reaproveitar um cronograma) de forma correta e eficiente, evitando o erro demorado de fazer tudo manualmente.

• Dor: A frustração de ter um modelo de cronograma útil, mas não saber como limpá-lo rapidamente para um novo projeto, sem corromper sua estrutura ou lógica.